Apps para la gestión de archivos

Es usual que en esta época requiramos más movilidad en todo lo que hacemos, esto también aplica para el manejo de nuestra información, que en otras palabras es disponibilidad de la información - Donde y cuando lo requiramos -.

Utilizamos múltiples dispositivos y no queremos tener la copia de la copia cada vez que cambiamos de dispositivo; por eso teniendo en cuenta estos 2 aspectos,  en esta entrada les traigo 3 servicios que permiten manejar eficientemente nuestra información, multiplataforma y gratuito, sólo requiere una cuenta de usuario, una aplicación y acceso a internet.

Dropbox, Drive (Google) y OneDrive (Microsoft).

Funcionalidades

Los 3 servicios son multiplataforma y los usuarios pueden acceder a los archivos y gestionarlos a través de:

• Página web.
• Aplicación para PC.
• App para móviles.

Sólo requiere conexión a internet para acceder a la edición más reciente de los archivos, es decir, si no se cuenta con conexión se puede acceder a los archivos y si es necesario hacer modificaciones o crear nuevos archivos o mover los existentes, estos se sincronizan la próxima vez que se restablezca la conexión a internet (No hay rollo, si existen conflictos por las ediciones de los documentos las aplicaciones están bien diseñadas y permiten al usuario decidir con cual versión quedarse).

Los 3 servicios permiten acceder a los archivos para descargarlos e incluso leer (archivos en formatos PDF, hojas de calculo, archivos de procesamiento de texto, y otros archivos relacionados con ofimática);

Dropbox a diferencia de los otros no usa recursos propios para la edición (utiliza office online como OneDrive). Son archivos de trabajo básico(hojas de calculo, procesadores de texto -Documentos o word-, presentaciones con diapositivas).

Además de lo anterior, en los 3 servicios se puede compartir los archivos con otros usuarios (lectura o edición) o permitir la descarga directa de los archivos a través del link directo. Se debe tener en cuenta que al ser servicios on-line, los archivos descargados tendrán la última edición realizada a los archivo.

En el caso de Drive es mejor la edición online (GoogleDocs) y en OneDrive (LiveDocs, y pronto con office 2016 y office 365 se podrá editar en tiempo real a través de la aplicación de PC y conexión a internet). 

Si en algún momento requiere cambiar definitivamente de equipo, es importante no solo des-instalar la aplicación del dispositivo, sino también -en caso extremo de protección de la información- eliminar la carpeta del servicio en el dispositivo (Truco: si se desea eliminar de forma "permanente" archivos del pc solo es necesario oprimir las teclas Shift + Suprimir, con esto los archivos no van a la papelera de reciclaje).

Con respecto a la capacidad de almacenamiento, estas varían y algunas requieren un pago periódico o suscripción con pago (estos están relacionados con uso responsable de los servicios), en el caso de Drive y OneDrive la capacidad gratuita es de 15GB mientras que Dropbox solo llega a 2GB.

Dropbox

Dropbox preserva la seguridad de tus archivos, los mantiene sincronizados y te permite compartirlos fácilmente.

De forma gratuita permite desde 2GB de almacenamiento en la versión básica, otros planes con mas funcionalidades como 1 TB (1.000 GB) de espacio más controles de uso compartido tienen un costo de 9,99 US$/mes.

Ahora Dropbox está disponible para PC, teléfonos y las tablets con sistema operativo:

• Windows Mobile y Windows Phone.
• Android.
• IOS (Apple).
• Blackberry.

Más información en www.Dropbox.com

OneDrive

Microsoft

Permite guardar todos los archivos en OneDrive, el almacenamiento gratuito en la nube. Acceder a ellos y compartirlos desde el teléfono, la tableta o el PC.

En cuanto a la capacidad de almacenamiento es impresionante, 15GB gratis, solo requiere una cuenta Microsoft, y si tiene cuenta de Office 365, a través de ella permite acceder a 1TB de almacenamiento gratuito por el tiempo de suscripción.

En cuanto compatibilidad, OneDrive es compatible con dispositivos con sistemas operativos:

• Windows.
• Android.
• Mac OSX.
• iOS.
• Windows Phone.
• Xbox.

Para más información onedrive.live.com

Drive

Google

Drive comienza con 15 GB de almacenamiento gratuito en la nube de Google para guardar fotos, historias, diseños, dibujos, grabaciones, videos y todo lo que se guarde de manera digital. Solo requiere una cuenta de Google.

Se puede acceder a los archivos almacenados en Drive desde cualquier smartphone, tablet o computadora.  Ademas de esto, permite invitar fácilmente a otros usuarios a ver y descargar todos los archivos que el usuario desee, e incluso invitarlos para que trabajen en ellos, sin necesidad de enviar archivos adjuntos por correo electrónico.

Es compatible con dispositivos con sistemas operativos:

• Windows.
• Android.
• Mac OSX.
• iOS.

Más información Drive